YUSAERI OFFICE - Hallo Officer, sebagai officer sejati tentunya memahami Arsip dan Kearsipan itu sangat penting guna terkelolanya arsip dengan baik dan mempermudah apabila suatu waktu membutuhkan atau mencari berkas-berkas di dalam lemari arsip. Jika teori kearsipan mampu kita kuasai, maka segala permasalahan dalam merapihkan berkas-berkas akan sangat membantu dalam pengelolaannya. Oleh karena itu, maka kali ini yusaerioffice akan mengulas tentang Arsip dan Kearsipan : Pengertian, Karakteristik, dan Fungsi Arsip.
Pengertian Arsip
Arsip berasal dari bahasa Belanda yaitu archief. Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Pada awalnya arsip diartikan sebagai penunjuk tempat atau ruang penyimpanan, namun saat ini arsip lebih cenderung diartikan sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu disimpan menggunakan sistem kearsipan.
Arsip juga dalam bahasa latin disebut felum (bundle) yang artinya benang atau tali. Pada saat itu tali atau benang digunakan sebagai pengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar lebih mudah dan ringkas sehingga mudah dicari jika diperlukan.
Lembaga Administrasi Negara atau LAN mengartikan bahwa arsip adalah segala macam kertas, berkas, naskah, foto, film, micro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan cara penciptannya, dan yang dihasilkan atau yang diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari tujuan organisasi dan sebagai fungsi kebijakan.
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Pengertian Arsip adalah suatu dokumen tertulis, lisan atau bergambar dari masa lampau yang disimpan dalam media tulis, elektronik pita video, disket komputer flashdisk atau hardisk yang biasanya diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi.
Pengertian Kearsipan
Kearsipan dalam bahasa Inggris yaitu filling yang artinya adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan dan penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.
Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi:
- Penciptaan, penerimaan, pengumpulan arsip
- Pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip
- Penyimpanan dan pemusnahan arsip
Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, CD, DVD, hard disk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya.
Karakteristik Arsip
Arsip jika dilihat dari sifat dan karakterisitiknya sebagai berikut:
- Autentik, arsip meliputi informasi yang berisi waktu dan tempat arsip itu dibuat atau diterima, tujuan kegiatan serta serta bukti kebijakan dan organisasi yang membuat arsip tersebut.
- Legal, arsip merupakan proses dokumentasi yang mendukung tugas dan kegiatan serta berperan sebagai bukti resmi dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
- Unik, arsip memiliki kronologi dan tidak dibuat secara massal. Ketika arsip di duplikasi (tembusan), maka arsip tersebut bermakna beda untuk pelaksanaan kegiatannya.
- Terpercaya, arsip dapat dipercaya dan digunakan sebagai bukti sah dan bahan penunjang pelaksanaan kegiatan.
Fungsi Arsip
Secara umum arsip memiliki fungsi untuk menunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggung jawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder.
Fungsi Primer Arsip
Adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/intansi pemerintah, swasta, maupun perorangan.
Nilai guna primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi
Fungsi Sekunder Arsip
Adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/intansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggung jawaban.
Nilai guna sekunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.
Share
BalasHapusPosting Komentar